Virtuelle Dokumentation

von Dipl.-Ing. Wolfram W. Pichler

Wer hätte nicht in jüngster Zeit immer wieder der Tages- oder Fachpresse entnommen, dass sich nicht nur Dienstleister zu virtuellen Firmen zusammenfügen, sondern gar Produktionsunternehmen zu auftragsbezogenen virtuellen Fabriken. Der Prozess ist kaum noch aufzuhalten: Zuerst vernetzen sich einzelne Arbeitselemente mit den Mitteln der elektronischen Kommunikation, und ehe man es sich versieht, sind ganze Organisationen zu Netzwerken verschmolzen. Wenn das nicht eines Tages auch uns Technik-Kommunikatoren widerfährt!

Da wollen sich die Gerätehersteller nicht mehr nur mit gedruckten Anleitungen zufrieden geben. Neuerdings verteilen Sie Anleitungen auch schon vermehrt über CD-ROM oder das WWW. Wir müssen also mittlerweile unsere Handbücher zusätzlich zur Papier-Variante auch für den interaktiven Gebrauch in Netzen präparieren.
Dabei stellen wir fest, dass die Kompetenz eines Einzelnen nicht immer ausreicht. So holt man sich Verstärkung. Die muss in E-Mail-Zeiten durchaus nicht mehr ortsansässig sein. Und schon entsteht ein virtuelles Dienstleister-Konsortium, zum Beispiel 10 bis 20 Teilnehmer, die online kooperieren. Dies versetzt Großunternehmen in die Lage, große und komplexe Dokumentations-Jobs herauszugeben und dabei nur mit einer einzigen Dienstleistungsorganisation verhandeln zu müssen.

Dokumentation für den Gebrauch in Netzen

Die gängigen DTP-Werkzeuge haben sich nach und nach so weiterentwickelt, dass man mit ihnen nicht nur bis zum Offsetfilm für gedruckte Anleitungen gelangt, sondern auch zu HTML- und PDF-Dateien, die ganz neue Verteilungskanäle bedienen. Wenn wir im Team publizieren (zum Beispiel Autor - Redaktion - Grafiker - Verlag), benutzen wir Adobe Acrobat-Dateien für die rechnerplattform-übergreifende Zusammenarbeit. Gleichzeitig benutzen Gerätehersteller die Acrobat-Technik bereits, um Anleitungen auf CD-ROM zu verteilen. Schnell haben sie herausgefunden, dass sich Acrobat-Dateien gut eignen als Datenbestand für die technische Dokumentation, dem man eine interaktive Benutzungsoberfläche aufsetzen kann.

Die nächste Entwicklungsstufe kommt dann wie von selbst. Mit Multimedia-Autoren-Werkzeugen kann man Präsentationen hinzufügen, zum Beispiel über die Firmen- und Produkt-Philosophie. Auch Kataloge inklusive Online-Bestellung für Endkunden lassen sich mit diesen Mitteln realisieren. Im WWW lassen sich die PDF-Dateien gut mit HTML-Dateien kombinieren und interaktiv steuern.

Doku-Dienstleister kooperieren online

Für solche Multimedia-Produkte technischen Inhalts bedarf es regelmäßig mehr als eines Experten. Ein Industrie-Fotograf wird Geräte oder Maschinen in der Fabrikhalle aufnehmen müssen. Ein Technik-Autor muss die Betriebsanleitung entwerfen und über DTP bis PDF erzeugen. Ein Screen-Designer wird die interaktive Benutzungsoberfläche gestalten müssen. Und wenn zum Beispiel die Online-Hilfe für die nächste Generation Waschmaschinen mit selbsterklärendem Display aufzubauen ist, muss ein Software-Programmierer mit ins Boot. Zum Entwurf von Verträgen zwischen den Dienstleistern und ihren Groß-Auftraggebern wäre die Mitarbeit eines Rechtsanwalts hilfreich – ebenso wie in Fällen von Produkthaftung, Wettbewerbsrechts- und Urheberrechts-Verletzungen.

Jede Menge von sich ergänzenden Meistern ihres Fachs sind also vonnöten, und dies jenseits von Gehaltslisten-Veranstaltungen. Die Lösung dafür könnte sein, dass sich entsprechende Experten aus den verwandten Branchen von Auftrag zu Auftrag neu zu einem Team zusammenwürfeln. Wir Doku-Dienstleister könnten uns zum Beispiel erinnern an all die Profis, mit denen wir in der Vergangenheit erfolgreich zusammengearbeitet haben, um sie einzuladen, ein kleines Anbieter-Konsortium zu gründen. Die Teilnehmer sollten sich direkt oder mindestens über andere Teilnehmer gut genug kennen, um sich gegenseitig vertrauen zu können. Sie sollten sicher sein können, dass sie sich auf qualitativ hochwertige Arbeitsbeiträge eines jeden einzelnen verlassen können. Als Teilnehmer für eine virtuelle Doku-Firma kämen in Betracht:

Alle diese Profis sollten sich in ihren beruflichen Qualifikationen gegenseitig ergänzen, nicht dass noch Konkurrenz unter den Teilnehmern aufkommen könnte. Sie brauchen auch nicht aus derselben Region zu kommen: Schließlich werden sie ihre Zusammenarbeit mit den Medien der elektronischen Kommunikation organisieren.

Zusammenarbeit mit Internet-Methoden

Sobald sich das Doku-Konsortium gegründet hat, wird es sich einen WWW-, FTP- und Mail-Server einrichten. Von der gemeinsamen WWW-Darstellung der Leistungen des gesamten Teams wird es Links geben zu den WWW-Seiten der einzelnen Teilnehmer. Dort werden die einzelnen Dienstleistungen vorgestellt, aber auch aktuelle Auftragsbeispiele oder die Entwicklung neuer Doku-Produkte oder -Leistungen. Ein Bibliotheksbereich macht die Fach-Publikationen der einzelnen Teilnehmer zugänglich. So ist der WWW-Auftritt immer aktuell und bietet regelmäßig frische Information.

Für die interne Kommunikation wird man eine Mailingliste einrichten. Das hält im Zweifel auch diejenigen Teilnehmer informiert, die an einem aktuellen Projekt gerade nicht beteiligt sind.

Zusätzlich wird ein FTP-Account bereitgestellt werden für die Site-Wartung durch den Webmaster und für den schnellen und komfortablen Transport von megabyteschweren Multimedia-Dateien zwischen den Teilnehmern und den Auftraggebern.

Commuconvoy – die virtuelle Doku-Firma

Entsprechend den zuvor dargestellten Richtlinien hat sich 1997 Commuconvoy gegründet, um die Forderungen an eine hocheffiziente Doku-Gruppe zu erfüllen. Die Expertenrunde Commuconvoy bietet alle Dienstleistungen rund um die technische Dokumentation, Beratung und Werbung. Für alle Arten von Projekten lassen sich Qualifikationen und High-Tech-Ausrüstungen zusammenstellen. Am wichtigsten ist dabei für die Auftraggeber von Commuconvoy: Sie können wählen, ob sie nur einen einzigen Verhandlungspartner haben wollen oder mit jedem einzeln kontraktieren und dadurch Kosten sparen.
Commuconvoy verwendet die modernsten Kommunikationskonzepte, um Daten, Wissen und Dokumente auszutauschen. Commuconvoy verkehrt mit seinen Partnern außerordentlich flexibel, obwohl seine Mitglieder nicht in einem einzelnen Gebäude zusammenkommen, nicht einmal in einer einzigen Stadt oder Region.

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